Pense nesses eventos como uma apresentação de teatro ou balé. Tudo deve ser planejado e incluído no roteiro e relacionar-se com o tema global da peça ou do balé. Cada detalhe e o papel de cada pessoa deverão ser bem planejados. Deverá haver um diretor ? uma pessoa da sua equipe ? no local, para assegurar que tudo correrá conforme planejado.

Planejamento de um evento interno

É necessário um planejamento detalhado para cada evento de que um porta-voz participe, especialmente visitas de chefe de Estado ou reunião de vários ministros estrangeiros.

• Como primeiro passo, nomeie um encarregado para supervisionar todo o evento. Essa pessoa deverá cuidar de tudo ou então supervisionar várias outras pessoas encarregadas de diferentes tarefas.
• Depois decida sobre o tema do evento:
• Qual é a sua finalidade?
• Que metas deverão ser alcançadas?
• Que impacto deverá ter?
• Estabeleça prazos para os vários componentes do evento.
• Quando o discurso deverá estar pronto?
• Qual a data em que os pedidos de materiais terão que ser expedidos?
• Quando as aprovações deverão ser obtidas?
• Quando os convites deverão ser entregues.
• Agendar reuniões regulares com os envolvidos no evento para assegurar que as tarefas estão sendo realizadas. Fazer uma visita ao local pelo menos um dia antes do evento para verificar os preparativos. Quanto maior o evento, mais cedo a visita ao local deverá ocorrer ? para uma visita oficial, provavelmente semanas antes; para uma reunião de meia hora entre ministros, uma hora antes. Mas tenha sempre um funcionário da sua equipe no local várias horas antes do evento, para mudanças de última hora.
• Preparar um livreto de briefing para o evento que inclua o programa, a lista de participantes, os tópicos do discurso, as biografias de pessoas importantes que comparecerão ao evento, um resumo das questões políticas e de outras questões importantes e artigos de jornal relacionados.
• Depois do evento, envie notas de agradecimento aos participantes, especialmente os membros mais importantes.
• Faça uma reunião de acompanhamento com a sua equipe e redija um pequeno relatório sobre o evento, avaliando se tudo correu bem ou se houve falhas, para correção futura.

Há uma teoria nos Estados Unidos que indica serem necessárias de 5 a 10 horas de planejamento para cada hora de duração de um evento.

Planejamento de evento externo

Mesmo que seja um evento organizado por terceiros para o qual a autoridade para quem você trabalha foi convidada a ministrar uma palestra, verifique tudo que seja relacionado com essa participação, incluindo o convite e o material para a imprensa nos quais a autoridade seja mencionada. Tenha sempre alguém da sua equipe no local antes do evento. Dessa forma, ele ou ela pode falar em seu nome, saber se há mudanças no programa e alertar a autoridade. Sem isso, você não terá controle sobre a participação da autoridade no evento.

Uma parte importante do planejamento de um evento externo é avaliar o convite. Considere: uma autoridade do governo viaja várias horas para fazer um discurso diante de uma audiência que, julgava-se, seria composta de aliados. Porém, ao chegar, descobriu que estava dividindo o palco com opositores, com quem teria de debater frente a uma audiência hostil. Ninguém verificou os preparativos com antecedência, portanto, ninguém sabia que o evento havia se desviado do propósito inicial do convite, o qual havia sido feito verbalmente.

Para evitar surpresas, muitos políticos pedem que todos os convites sejam feitos por escrito. Dessa forma, saberão exatamente o que está sendo solicitado e podem negociar sua participação de acordo com o convite. Muitos então respondem por escrito, informando como será sua participação.

Quando um convite é feito por telefone, o porta-voz ou o assessor de agenda deve dizer: "Nossa política é receber os convites por escrito. Por gentileza, envie-nos um pedido por correio, fax ou e-mail com as seguintes informações:"

• Nome do evento.
• Finalidade do evento.
• Data e hora. Em relação a isso, é bom verificar se há alguma flexibilidade. Por exemplo, se a conferência será de vários dias e uma autoridade é convidada para um dia específico, para o qual já exista outro compromisso agendado, a data poderá ser alterada?
• O local.
• O número estimado de pessoas que comparecerão.
• Se haverá outros participantes e quem serão eles.
• Se é comum haver um convidado especial para pronunciamento e se essa pessoa será a autoridade para quem você trabalha? Por exemplo, por sua posição como governador do Estado.
• Qual será o papel da autoridade? Fazer o discurso principal, ser o único palestrante, ser um dos vários palestrantes, falar sobre um determinado tema, e assim por diante.
• Se o evento será aberto ou fechado à imprensa.
• Se for um evento anual ou freqüente, como a mídia cobriu o evento no passado.

Você poderá então rever o convite por escrito e mudar o que aprova e o que não aprova, negociando o que foi escrito. E poderá responder por escrito o que deseja aceitar e qual será sua a participação.